090415_1110_56.pngРассмотрим на примере как автоматически создать документ MS WORD в библиотеке документов SharePoint на основе списка с использованием workflow. Динамическое управление деловыми данными в библиотеке документов SharePoint workflow — интересные возможности этого продукта.

Постановка задачи.

У нас есть список SharePoint (используется версия Sparepoint 2013 Enterprise edition), в котором пользователи заводят отчеты о командировках. Бланк отчета о командировке тестовый, не унифицированный.

Необходимо на основе этого списка создавать готовый бланк отчета в формате MS WORD.

Для решения этой задачи мы будем использовать.

  1. Список в котором хранятся данные об отчетах. Аналог таблицы в Базе данных
  2. Библиотека документов в которой хранятся сгенерированные формы в формате MS WORD. Аналог папки на диске.
  3. Рабочий процесс созданный с помощью Sharepoint Designer 2013.

А теперь приступим. В качестве примера рассмотрим возможность формирования отчета о командировках. Я реализовал на практике формирование заявок на предоставление доступа к сетевым ресурсам организации. Примеров применения возможностей портала SharePoint может быть конечно множество. Итак….

Создание списка с данными командировочных отчетах.

У нас есть пустой сайт группы, на котором будем создавать отчет.
 Выбираем пункт меню «Действия сайта», Просмотреть весь контент сайта.
Выбираем «создать»
Выбираем Список, настраиваемый список. Задаем имя BTR (латиницей, акроним Business Trip Report)
Создался список BTR:
Настраиваем список. Выбираем параметры списка:
 Меняем поле «Название» на Фамилия И.О.
Добавляем следующие поля в список:
Номер командировочного удостоверения Однострочный текст
Дата начала командировки Дата и время
Дата окончания командировки Дата и время
Место командировки Однострочный текст
Отчет о командировке Многострочный текст

Таким образом в списке существуют такие столбцы:

Меняем наименование списка на название «Отчеты о командировках», для этого выбираем пункт меню : Название, описание и переходы

 

8

Вводим новое название и нажимаем Сохранить.

Ничего не мешало изначально дать имя списку на русском языке, но просто я привык, глядя на ссылку, понимать, что это за список, а если его ввести по-русски, то будут отображаться символы со знаками процента, что не совсем удобно

Создаем форму в Infopath на основе имеющегося бланка.

Бланк следующей формы:

090415_1110_56.png

 

 

 

 

Настраиваем форму в INFOPATH
Запускается конструктор форм InfoPath. Выделяем полностью стандартную форму, удаляем ее клавишой del и вставляем новую форму из документа MS WORD с помощью copy+paste
 090415_1110_13.png

 

 

 

Затем перетаскиваем поля на форму. Поля перетаскиваются вместе с заголовками, которые потом удаляем.

Теперь форма имеет такой вид:

090415_1110_14.png

Публикуем форму на сайт
Форма опубликована
Теперь, при редактирование элементов списка будет появляться разработанная нами форма.
Список отчетов по командировке готов. Создаем библиотеку документов для отчетных форм по командировкам в формате MS WORD.
Выбираем пункт меню «Действия сайта», Просмотреть весь контент сайта.
Выбираем создать.
Выбираем Библиотека, Библиотека документов, даем имя BTRDocs.
Нажимаем кнопку дополнительно.
Выбираем дополнительные параметры.Проверяем, что Шаблон документа “Документ Microsoft Word” и нажимаем кнопку создать:
Создалась библиотека документов:
Настраиваем библиотеку документов, на ленте нажимаем кнопку «Параметры библиотеки»:
Настраиваем имя библиотеки в секции «Общие параметры»:

090415_1110_24

Меняем имя на «Отчеты о командировках — Готовые документы»:
Добавляем поля в библиотеку документов
    1. Меняем поле «Название» на Фамилия И.О.
    2. Добавляем следующие поля в список
Номер командировочного удостоверения Однострочный текст
Дата начала командировки Однострочный текст (не дата и время)
Дата окончания командировки Однострочный текст (не дата и время)
Место командировки Однострочный текст
Отчет о командировке Многострочный текст
Дата изменения отчета Вычисляемый (вычисление по другим столбцам) Формула =ГОД([Изменено])&» г., «&ЕСЛИ(МЕСЯЦ([Изменено])<10;»0″;»»)&МЕСЯЦ([Изменено])

 

Меняем представление по умолчанию

Отмечаем нужные для вывода поля:
Добавляем сортировку и группировку:
Создание библиотеки документов для отчетных форм закончена. Настраиваем шаблон документа для Библиотеки документов. Выбираем библиотеку документов, параметры библиотеки:
Выбираем дополнительные параметры:

090415_1110_30

Выбираем шаблон документа, изменить шаблон:
В программе MS WORD открывается пустой файл template.dotx:
Вставляем в него нашу форму:
Вставляем поля библиотеки документов. Для этого выбираем Вставка, Экспресс блоки, Свойство документов.
Хотя мы изменили в библиотеке документов наименование поля Название на Фамилию И.О., Но в свойствах документа это поле имеет старое наименование.
Вставляем все поля в форму документа:
Теперь необходимо быть очень внимательным. Надо сохранить этот файл в формате MS WORD Документ, с расширением docx.
090415_1110_37.png
После сохранения, закрываем документ.
Необходимо сменить в шаблоне документа расширение файла с dotx на docx и сохранить параметры библиотеки документов:
Настройка шаблона библиотеки документов закончена.
Настройка Рабочего процесса в Sharepoint Designer. Для настройки рабочего процесса будем использовать Sharepoint Designer 2013 English. С русской редакцией Sharepoint Designer рабочий процесс у меня не настраивался корректно.
Запускаем Sharepoint Designer. Подключаемся к сайту…..
Выбираем WorkFlows
Выбираем пункт меню List Workflow и список, в котором хранятся данные о командировках:
Задаем имя рабочего процесса. Имя – Создать файл отчета о командировке:
Становимся на шаг 1 (Step 1) и нажимаем Enter.
Выбираем создать Элемент в списке:
Нажимаем на Список:
Выбираем список. Отчеты о командировках, готовые документы.
Заполняем поле Path and Name. Поле Path and Name – это имя формируемого файла в библиотеке документов. Мы присвоим ему значение поля Фамилия И.О. из списка.
Заполняем остальные поля:
090415_1110_48.png
Все поля заполнены, смапированы из списка на библиотеку документов. Мапируем все поля как строки:
090415_1110_49.png
Сохраняем:
Заходим в свойства WorkFlow. Выбираем Workflow, правой кнопкой выбираем WorkFlow Settings:
Проставляем опции:
Сохраняем и публикуем WorkFlow:
Проверяем что мы выполнили задачу.
Заполняем новый отчет л командировке в списке Отчеты о командировках. Сохраняем его:
Переходим в библиотеку документов. Создался отчет о командировке. Имя файла – Фамилия сотрудника:
Открываем его.
Если мы отредактируем это документ, то создастся новый документ, содержащий дату и время редактирования документа.
Спасибо что были с нами.
Александр Астахов.
sharepoint workflow

Добавить комментарий

Яндекс.Метрика
%d такие блоггеры, как:
Перейти к верхней панели